1. Politiikan taustaa ja tarkoitus
Tämän lahjonnan vastaisen politiikan tarkoituksena on pyrkiä estämään ja auttaa havaitsemaan lahjonta tai korruptio. Orion ei suvaitse lahjontaa tai korruptiota missään liiketoiminnoissaan (=nollatoleranssi). Tämä lähestymistapa on jo aikaisemmin kerrottu Orionin Hyvä liiketoimintatapa (Code of Conduct) -ohjeissa.
Tämä politiikka koskee ja on voimassa kaikissa Orionin yksiköissä ja toiminnoissa. Politiikka täydentää Orionin johtamisohjeistoa, Hyvä liiketoimintatapa (Code of Conduct) -ohjeita sekä muita konsernin politiikkoja sekä ohjeita koskien erityisesti lahjoja, vieraanvaraisuutta ja edustusta.
Tätä politiikkaa tulee noudattaa kaikkialla, kuitenkin ottaen huomioon paikallinen lainsäädäntö ja erillisohjeet lahjontaan ja korruptioon liittyen.
2. Perusperiaatteet
Tämä politiikka koskee kaikkia Orionin työntekijöitä ja muuta henkilöstöä (jäljempänä ”työntekijät”) maailmanlaajuisesti. Tätä politiikkaa tulee noudattaa myös Orionin puolesta toimivien konsulttien, tavarantoimittajien, jakelijoiden, partnereiden, agenttien ja muiden tällaisten kolmansien osapuolten (jäljempänä ”yhteistyökumppanit”) kanssa tapahtuvassa toiminnassa.
Orion edellyttää työntekijöidensä ja yhteistyökumppaniensa toimivan rehellisesti ja läpinäkyvästi työssään. Lisäksi edellytetään, että työntekijät suhtautuvat vastuullisesti kaikkeen Orionin aineelliseen ja aineettomaan omaisuuteen, sekä siihen henkilöstöön, josta työntekijä mahdollisesti on vastuussa.
Korruptio ei kuulu Orionin liiketoimintatapoihin. Kaikki mahdolliset viitteet lahjonnasta tai korruptiosta (nimettömät tai muuten tehdyt) tullaan käymään läpi riippumatta siitä, millainen asema tai työsuhteen pituus tai suhde on Orioniin.
Mikäli tämän politiikan vastaisia rikkomuksia esiintyy, tapaukseen tullaan soveltamaan siihen sopivia korjaavia toimenpiteitä.
Tämä politiikka tulee myös saattaa yhteistyökumppanien tiedoksi, että nämä voivat huomioida Orionin odottavan myös heiltä tämän politiikan sääntöjen noudattamista.
3. Yleiset kiellot
Korruptio on toimivallan väärinkäyttöä yksityisen edun tavoitteluun. Korruptio voidaan myös määritellä oman aseman väärinkäytöksi tietyn edun saavuttamiseksi tai tehtävän hoitamiseksi.
Fasilitointimaksu (voitelumaksu tai voiteluraha) on mikä tahansa pieni maksu joka voidaan antaa esimerkiksi viranomaiselle, poliittiselle puolueelle, tai jollekin muulle viralliselle osapuolelle siinä toivossa, että normaalit viranomaisrutiinit, kuten lupien hakeminen, lisenssit tai muut viranomaisdokumentit tai dokumenttien hakemisprosessi etenisivät tai nopeutuisivat.
Käytännössä tämä tarkoittaa erityisesti seuraavia kieltoja:
Työntekijöitä ja yhteistyökumppaneita kielletään oikeudettoman edun tavoittelemiseksi suoraan tai epäsuorasti antamasta, lupaamasta, valtuuttamasta tai tarjoamasta liiketoiminnan yhteydessä rahaa tai mitä tahansa muuta arvoa sisältävää kenellekään.
Työntekijöitä kielletään oikeudettoman edun tavoittelemiseksi suoraan tai epäsuorasti pyytämästä, vaatimasta, hyväksymästä tai vastaanottamasta yhteistyökumppaneilta liiketoiminnan yhteydessä mitään arvoa sisältävää.
Fasilitointimaksut (voitelumaksut tai -rahat) ovat yksi korruption muoto, ja ne ovat ehdottomasti kiellettyjä.
Poliittisen toiminnan, hyväntekeväisyyden, lahjoitusten ja liikelahjojen suhteen Orionilla on säännöstöä myös muissa politiikoissa ja ohjeissa.
4. Vastuut
4.1. Orionin hallitus
Tämän politiikan ylin valvontavastuu on hallituksella.
4.2. Toimitusjohtaja ja esikuntatoimintojen johtaja
Tämän politiikan hyväksyy hallitus toimitusjohtajan esityksestä. Toimitusjohtaja ja esikuntatoimintojen johtaja vastaavat siitä, että politiikka esitellään ja tulee kaikkien työntekijöiden tietoisuuteen. He ovat myös vastuussa politiikan tulkinnasta ja siitä, että politiikkaa arvioidaan säännöllisesti. Heillä on myös vastuu siitä, että työntekijöille järjestetään asiaan liittyvää koulutusta.
4.3. Johto
Tämän politiikan toimeenpanosta liiketoimintaan vastaa ensisijaisesti kunkin liiketoiminta-alueen johto. Kunkin liiketoiminta-alueen johtoryhmän jäsenen tulee olla tietoinen lahjontatyypeistä ja korruptiosta, jota saattaa esiintyä hänen vastuualueellaan, sekä tarkkailla mahdollisia sääntöjenvastaisuuksia indikoivia tilanteita.
Vastaavasti liiketoiminta- tai muuten vastuussa oleva johto vastaa siitä, että asianmukainen sisäinen valvonta ja kontrollit ovat olemassa ja että ne toimivat tehokkaasti.
4.4. Työntekijät
Kaikkien työntekijöiden edellytetään toimivan niin että:
He tuntevat omaan toimintaansa liittyvät lait, Orionin johtamisohjeet, Hyvä liiketoimintatapa (Code of Conduct) -ohjeiston, tämän politiikan ja muut tähän asiaan liittyvät politiikat; Käyttäytyvät hyvien tapojen mukaisesti ja rehellisesti, erityisesti mitä tulee kolmansiin osapuoliin; Mikäli työntekijä havaitsee tai epäilee tähän asiaan liittyviä rikkeitä tai väärinkäytöksiä, tulee hänen informoida asiasta Orionin lakiasioiden päällikköä tai raportoida havaitut tai epäillyt rikkeet tai väärinkäytökset Orionin ilmoituskanavan kautta.
5. Epäiltyjen rikkeiden tutkinta
Lakiasioiden päällikkö käsittelee yhdessä ulkoistetun sisäisen tarkastuksen kanssa kaikki tähän asiaan liittyvät epäilyt tai muulla tavalla heille raportoidut asiat. Jokaisesta tapauksesta tehdään tutkimussuunnitelma ja mikäli tarpeellista, käytetään väärinkäytösasioissa apuna ulkopuolisia asiantuntijoita. Orionin toimitusjohtaja tekee päätöksen annetaanko asia ulkopuolisen riippumattoman asiantuntijan tutkittavaksi ja arvioitavaksi. Mikäli tutkimus suoritetaan ulkopuolisen asiantuntijan toimesta, Orionin toimitusjohtaja ja asiaan liittyvä ylin johto tekee päätökset asiaan liittyvistä jatkotoimenpiteistä.
6. Kolmansien osapuolten sitoutuminen
Kolmansien osapuolten palveluita tarvitaan avustamaan Orionin liiketoimintaa. Orion voi joutua vastuuseen, jos kolmas osapuoli toimii väärin ja lahjoo Orionin puolesta. Siksi on tärkeää suorittaa kolmansien osapuolten due diligence -tarkastuksia.
6.1. Due Diligence
Lahjontaa estävän due diligence -tarkastuksen asianmukainen taso vaihtelee riippuen kustakin yhteistyösuhteesta mahdollisesti aiheutuvista riskeistä ja siitä, millaista tuotetta tai palvelua kolmas osapuoli tarjoaa.
6.2. Dokumentaatio
Kaikki sopimukset kolmannen osapuolen kanssa tulee tehdä kirjallisena. Sopimukset tulee arkistoida ja ne tulee liittää yhteen due diligence -tarkastuksen tulosten kanssa.
6.3. Palkkiot
Maksut kolmansille osapuolille eivät saa ylittää asianmukaista kolmannen osapuolen suorittamaan palveluun perustuvaa oikeutettua korvausta. Maksuja ei saa suorittaa, ennen kuin asiaa koskeva lasku, jossa on kuvattu toimitettu palvelu ja siihen liittyvät kustannukset, on saatu. Osaa kauppasummasta tai maksusta ei saa suorittaa kolmannelle osapuolelle lahjuksena tai muutoin vastaan tätä politiikkaa.
7. Luottamuksellisuus
Kaikki tieto, mikä liittyy mahdollisten lahjonta- tai korruptiorikkeiden tutkimiseen, on luottamuksellista. Tutkimusten tuloksia ei paljasteta eikä niistä keskustella muiden kuin sellaisten henkilöiden kanssa, joilla on asianmukainen oikeus tietojensaantiin. Tämä on tärkeää sekä siksi, että sillä suojellaan epäillyn mutta myöhemmin syyttömäksi todetun henkilön mainetta sekä suojataan Orionia mahdollisilta vahingonkorvausvaatimuksilta.
Mikäli työntekijä epäilee, että tämän politiikan suhteen tapahtuu rikkomuksia, hän ei saa itse tehdä asiaan liittyviä tutkimuksia tai haastatteluja.