TIETOSUOJASELOSTE
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679),
artiklat 13 ja 14
Laadittu: 10.1.2019
Päivitetty: 27.3.2024
Voimme milloin tahansa päivittää tai muuttaa tätä tietosuojaselostetta ja lainsäädännön vaatiessa ilmoitamme siitä rekisteröidyille.
1. Rekisterinpitäjä
Orion Oyj
Orionintie 1
02200 Espoo
Puh. 010 4261
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
Yhteyshenkilö (eläinlääkärit ja eläinlääketieteen opiskelijat, muu eläinklinikkahenkilöstö):
Hannu Marttila, sähköposti: hannu.marttila@orionpharma.com
Yhteyshenkilö (lääkärit ja lääketieteen opiskelijat, muu vastaanotto- ja hoitohenkilökunta):
Sari Pesonen, sähköposti: sari. pesonen@orionpharma.com
Orion Oyj
Orionintie 1A
02200 Espoo
Puh. 010 4261
Tietosuojavastaava: privacy@orion.fi
3. Rekisterin nimi
Orion kotimaan myynnin ja markkinoinnin sekä eläinlääkkeiden asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus/ henkilötietojen vastaanottajat (tai vastaanottajaryhmät) / henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakassuhteen luominen, hoitaminen, ylläpitäminen, kehittäminen ja seuranta, liiketoiminnan muu kehittäminen ja edistäminen, lääkevalmisteita koskeva tiedottaminen sekä suoramarkkinointi, mukaan lukien sähköinen suoramarkkinointi. Sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämiseen pyydämme rekisteröidyn suostumuksen. Rekisterin perusteella toteutetaan lääke-esittelytoimintaa: käyntien varaaminen, toteutus ja kirjaaminen mukaan lukien lääkenäytteiden ja riskienhallintamateriaalin jakelu. Lääke-esittelytoiminnan ja lääkkeisiin liittyvän informoinnin tarkoituksenmukaisen kohdentamisen vuoksi rekisteröidyille voidaan luoda asiakasprofiileja erikoisosaamisen, arvioimamme vastaanottokäytännön, työn luonteen sekä vapaaehtoisten kyselyiden perusteella. Viestinnän kohdentamiseksi tietoihin voidaan yhdistää myös Orionin verkkosivustojen selailuhistoriaa sekä tietoja uutiskirjepalveluiden käytöstä.
Rekisterinpitäjällä on velvollisuus kohdentaa lääkemääräyksellä toimitettavien lääkkeiden markkinointia ainoastaan lääkkeiden määräämiseen ja toimittamiseen oikeutetuille henkilöille sekä toimittaa toimivaltaisille viranomaisille tietoja lääkkeiden haittavaikutuksista. Tarkempia tietoja velvoitteista saatte ottamalla yhteyttä kohdassa 2. mainittuun yhteyshenkilöön.
Tietoja voidaan luovuttaa tietojen toimittajalle (IQVIA) tietojen oikeellisuuden varmistamiseksi. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän valitsemille kumppaneille rekisterinpitäjän määrittämiä, rekisterin käyttötarkoituksen mukaisia toimenpiteitä varten.
Rekisterinpitäjä käyttää asiakkuudenhallintaohjelmistoa, jota ylläpitää teknisesti palveluntarjoaja Interactive Medica. Teknistä ylläpitoa varten henkilötietoja siirretään Interactive Medicalle.
Mikäli Orion Oyj:n tai sen osien taikka sen tuotteiden tai palvelujen omistus- tai hallintasuhteet muuttuvat, saatamme luovuttaa tietojanne uudelle omistajalle, yleisseuraannon saajalle taikka muulle luovutuksensaajalle.
Käsittely perustuu rekisterinpitäjän laissa säädettyyn tehtävään tai velvoitteeseen (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6.1.c) tai oikeutettuun etuumme hoitaa ja kehittää asiakaspalveluamme sekä kehittää tuotteitamme ja toimintaamme laadukkaan palvelukokonaisuuden tuottamiseksi asiakkaillemme. Käsittelemme henkilötietoja oikeutetun etumme perusteella vain siinä tapauksessa, että olemme suorittamamme intressipunninnan tuloksena todenneet, etteivät rekisteröidyn oikeudet ja vapaudet syrjäytä oikeutettua etuamme.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin sisältyy tietoja seuraavista henkilöryhmistä: Ammattiaan harjoittavat lääkärit ja eläinlääkärit sekä lääketieteen ja eläinlääketieteen opiskelijoiden kaksi ylintä vuosikurssia, eläinklinikkavastaavat ja pieneläinhoitajat, lääke-esittelyaikoja myöntävät yhteyshenkilöt sekä muu mahdollinen terveydenhoitohenkilökunta.
Orionin kerää ja ylläpitää esittelytoimintaan liittyviä tietoja, kuten asiakastapaamisten historia sekä niihin liittyvät muistiinpanot, esitellyt valmisteet, jaetut näytteet, riskienhallintamateriaali ja muu mahdollinen materiaali; käynnin varaamiseen liittyviä tiedot kuten tavoitettavuus, yhteyshenkilöt ja yhteystiedot ml. ajanantajien sähköpostiosoitteet; esittelytoiminnan kohdentamiseen liittyviä kohderyhmäluokituksia ja luokitteluun liittyvät kyselyt kohdassa 4. mainituilla perusteilla.
Eläinlääkäreiden osalta Orion kerää asiakastapaamisiin liittyvien tietojen lisäksi eläinlääkäreiden tietoja kuten: valmistumisaika, eläinlääkärin tunnusnumero, titteli, nimi, syntymäaika, yhteystiedot (postiosoite, työosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite), toimipaikka ja sen yhteystiedot, ammattityyppi, postituskielto.
Alihankkijalta vastaanotettavat tiedot lääkäreistä ja lääketieteen opiskelijoista: Yksilöivät ja demografiset tiedot, kuten nimi, sukupuoli, SV-numero ja syntymäaika; opintoihin ja ammattiin liittyvät tiedot, kuten opintojen aloitusvuosi tai valmistumisvuosi, erikoisalat ja erikoistuminen, titteli, virka-asema, toimipaikka ja sen yhteystiedot; yhteystiedot, kuten postiosoite, mahd. puhelinnumero; suorapostituskielto.
6. Tietolähteet
Alihankkijalta saadut tiedot: IQVIA Technology Solutions Finland Oy.
http://www.onekey.iqvia.com/
Orionin keräämät tiedot: Orionin asiakastyötä tekevä henkilöstö, lääke-edustajat, eläinlääke-edustajat ja asiakaspalveluassistentit, asiointi Orionin sivustoilla.
Rekisteröityjen ilmoittamat tiedot: uutiskirjetilaukset.
7. Henkilötietojen säilytysaika
Orion vastaanottaa tietojen toimittajalta (IQVIA) henkilötietoja ainoastaan Suomessa aktiivisesti ammattiaan harjoittavista rekisteröidyistä.
Tietojen saanti päättyy, jos IQVIA saa tiedon terveydenhuoltoalalla toiminnan lopettamisesta tai muuttamisesta ulkomaille. Tällöin tiedot deaktivoidaan Orionin rekisterissä ja käsittelyä rajoitetaan, mutta tietoja säilytetään edelleen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi niiden henkilöiden osalta, jotka ovat vastaanottaneet lääkenäytteitä ja/tai riskienhallintamateriaalia. Tietoja säilytetään valmisteiden myyntiluvan päättymisen jälkeen kymmenen vuotta.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään siten, että vain työtehtäviensä hoitamiseen tietoja tarvitsevat pääsevät niihin käsiksi. Lääkenäytekuittaukset luovutetaan tukkuliikkeen näytevarastopalvelulle arkistoitavaksi. Muu mahdollinen aineisto hävitetään sen käytyä tarpeettomaksi.
B. Sähköisesti talletetut tiedot
Rekisteri sijaitsee palveluntarjoajan (Interactive Medica) palvelimella. Palvelua käytetään suojatun https-yhteyden kautta henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietoihin pääsevät käsiksi vain sellaiset henkilöt, joilla on toimenkuvaansa perustuva tietotarve. Uusien käyttäjien perustaminen ja käyttäjätietojen ylläpitäminen ja muuttaminen edellyttää pääkäyttäjän oikeuksia järjestelmään. Rekisterin teknisestä ylläpidosta vastaa Interactive Medica.
9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen, oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja tähän rekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjän tulee samalla ilmoittaa rekisteröidylle rekisterin tietolähteet sekä mihin rekisterin tietoja käytetään ja luovutetaan.
Tarkastuspyynnöt tulee tehdä ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän kohdassa 2. nimeämään edustajaan.
10. Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Rekisteröidyllä on myös aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointiin.
Mikäli suoramarkkinoinnin vastustamisilmoitus koskee vain Orionin suoramainontaa, ilmoitus on esitettävä Orion Oyj:n tästä rekisteristä vastaavalle henkilölle (kohta 2.) omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa.
Mikäli suostumuksen peruutus tai suoramarkkinoinnin vastustamisilmoitus koskee lääkemarkkinoijien suorapostituksia laajemmin, suostumuksen peruutus tai suoramarkkinoinnin vastustamisilmoitus on osoitettava kohdassa 6. mainitulle tietojen toimittajalle.
Ennen suostumuksen peruuttamista tapahtunut tietojenkäsittely ei muutu oikeudettomaksi, vaikka suostumus peruutetaan.
11. Tiedon korjaaminen, poistaminen ja käsittelyn rajoittaminen
Rekisteröity lääkäri ja lääketieteen opiskelija voi ilmoittaa tietojen (alihankkijan toimittamat tiedot) muutoksista IQVIA Technology Solutions Finland Oy:lle (kohta 6).
http://www.onekey.iqvia.com/muutoslomake/
osoite.pankki@iqvia.com
Eläinlääkärit ja eläinlääketieteen opiskelijat, eläinklinikkavastaavat, pieneläinhoitajat sekä muut rekisteröidyt voivat ilmoittaa muutoksista kohdassa 2. mainitulle yhteyshenkilölle tai eläinlääke-edustajan välityksellä.
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisterinpitäjän on myös estettävä tällaisen tiedon leviäminen, jos tieto voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen oikeuksiaan.
Tietyissä olosuhteissa rekisterinpitäjän on myös rekisteröidyn vaatimuksesta rajoitettava henkilötietojen käsittelyä.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, sen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Rekisterinpitäjän on ilmoitettava tiedon korjaamisesta sille, jolle rekisterinpitäjä on luovuttanut tai jolta rekisterinpitäjä on saanut virheellisen henkilötiedon. Ilmoitusvelvollisuutta ei kuitenkaan ole, jos ilmoittaminen on mahdotonta tai vaatii kohtuutonta vaivaa.
Korjauspyynnöt tulee esittää rekisterinpitäjän kohdassa 2. nimeämälle edustajalle, ks. yhteystiedot yllä.