Orion kotimaan myynnin ja markkinoinnin tapahtuma- ja yhteystietorekisteri Lyyti

Tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), artiklat 13 ja 14

Laadittu: 4.9.2018

Voimme milloin tahansa päivittää tai muuttaa tätä tietosuojaselostetta ja lainsäädännön vaatiessa ilmoitamme siitä rekisteröidyille.

1. Rekisterinpitäjä

Orion Oyj
Orionintie 1
02200 Espoo
Puh. 010 4261

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Yhteyshenkilö: Peter Lindström
Orion Oyj
Orionintie 1A
02200 Espoo
Puh. 010 4261
Sähköposti: peter.lindstrom@orionpharma.com

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: Heidi Arala
Sähköposti: privacy@orion.fi

3. Rekisterin nimi

Orion kotimaan myynnin ja markkinoinnin tapahtuma- ja yhteystietorekisteri Lyyti.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / henkilötietojen vastaanottajat (tai vastaanottajaryhmät) / henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Rekisterin tarkoituksena on käsitellä Orion Oyj:n koulutus- ja muiden asiakastilaisuuksien, lääke-esittelytoiminnan sekä muun yhteistyön järjestämiseen tarvittavia tietoja sekä asiakassuhteen ylläpito ja kehittäminen.

Saatamme siirtää tietoja tarvittavin osin kolmansille osapuolille, jotka osallistuvat tapahtumien toteuttamiseen tai avustavat rekisterinpitäjän määrittämien, rekisterin käyttötarkoituksenmukaisten toimenpiteiden suorittamisessa tai käsittelytarkoitusten teknisessä toteuttamisessa, kuten tietojen säilyttämisessä tai palvelinten ylläpitämisessä. Tietoja voidaan jakaa tapahtumakohtaisesti kulloisenkin tapahtuman osallistujien kesken. Mikäli Orion Oyj:n tai sen osien taikka sen tuotteiden tai palvelujen omistus- tai hallintasuhteet muuttuvat, saatamme luovuttaa tietojanne uudelle omistajalle, yleisseuraannon saajalle taikka muulle luovutuksensaajalle.

Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme hoitaa ja kehittää asiakassuhdetta, jotta voisimme tarjota mahdollisimman laadukasta palvelua asiakkaillemme (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6.1.f). Käsittelemme henkilötietoja oikeutetun etumme perusteella vain siinä tapauksessa, että olemme suorittamamme intressipunninnan tuloksena todenneet, etteivät rekisteröidyn oikeudet ja vapaudet syrjäytä oikeutettua etuamme.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää Orionin asiakkaiden, terveydenhuollon ammattihenkilökunnan, Orionin henkilöstön ja muiden sidosryhmien tietoja, joita tapahtumien järjestäminen ja yhteydenpito kulloinkin vaatii, kuten

• Tapahtumatiedot (nimi/kuvaus, aika, paikka)
• Osallistuminen (kyllä/ei)
• Nimi 
• Titteli
• Ammattiryhmä
• Sähköposti
• Matkapuhelin
• Toimipaikka ja sen sijainti
• Mahd. erikoisruokavaliotoivomus
• Muut mahdolliset tapahtuman järjestämiseen tai yhteydenpitoon tarvittavat tiedot

6. Tietolähteet 

Rekisteröidyn itsensä antamat tiedot. Julkiset lähteet.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja tapahtumien järjestämiseen ja niihin liittyvien palveluluiden tuottamiseen vaadittavan ajan, mukaan lukien tapahtumiin liittyvä viestintä. Yhteystietoja voidaan säilyttää niin kauan kun rekisterinpitäjä katsoo niiden käsittelyn perustuvan rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Sen lisäksi rekisterinpitäjä säilyttää tietoja niin kauan kuin on tarpeen lakisääteisten ja sopimusperusteisten velvoitteiden täyttämiseksi tai laillisten vaatimusten esittämiseen, käsittelyyn tai niiltä puolustautumiseen. Kun henkilötiedot eivät ole enää tarpeellisia, ne anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto
Manuaalista aineistoa säilytetään huolella siten, ettei ulkopuolisilla ole pääsyä siihen. Manuaalinen aineisto hävitetään, kun sitä ei enää tarvita.

B. Sähköisesti talletetut tiedot
Tiedot on suojattu teknisesti ja fyysisesti siten, ettei ulkopuolisilla ole pääsyä tietoihin. Kullakin järjestelmän käyttäjällä on oma tunnus ja salasana, jolla näkee ainoastaan työtehtäviensä edellyttämät tiedot. 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen, oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen 

Rekisteröidyllä on oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja tähän rekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjän tulee samalla ilmoittaa rekisteröidylle rekisterin tietolähteet sekä mihin rekisterin tietoja käytetään ja luovutetaan.

Rekisteröidyn, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot edellisessä kappaleessa kuvatulla tavalla, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö Orion Oyj:n tästä rekisteristä vastaavalle henkilölle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa sekä todistamalla henkilöllisyytensä liittämällä pyyntöön jäljennös virallisesta voimassaolevasta henkilöllisyystodistuksesta.

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittely perustuu suostumukseen tai rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen, ja käsittely suoritetaan automaattisesti. 

10. Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, rekisteröidyllä on henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella oikeus vastustaa käsittelyä.

Vastustamisilmoitus on esitettävä Orion Oyj:n tästä rekisteristä vastaavalle henkilölle (kohta 2) omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa. 

11. Tiedon korjaaminen, poistaminen ja käsittelyn rajoittaminen

Rekisteröidyllä on itsellään mahdollisuus muuttaa antamiaan tietoja sähköpostilla toimitetun vahvistusviestin ohjeiden mukaisesti.

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisterinpitäjän on myös estettävä tällaisen tiedon leviäminen, jos tieto voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen oikeuksiaan.

Tietyin edellytyksin rekisterinpitäjän on rekisteröidyn vaatimuksesta rajoitettava henkilötietojen käsittelyä Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjän on ilmoitettava tiedon korjaamisesta sille, jolle rekisterinpitäjä on luovuttanut tai jolta rekisterinpitäjä on saanut virheellisen henkilötiedon. Ilmoitusvelvollisuutta ei kuitenkaan ole, jos ilmoittaminen on mahdotonta tai vaatii kohtuutonta vaivaa.

Korjauspyynnöt tulee esittää rekisterinpitäjän kohdassa 2. nimeämälle edustajalle, ks. yhteystiedot yllä.