Tietosuojaseloste - konsulttirekisteri
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), artiklat 13 ja 14
Laadittu: 21.8.2018
Päivitetty 11.12.2019 versio 1.1.
Voimme milloin tahansa päivittää tai muuttaa tätä tietosuojaselostetta ja lainsäädännön vaatiessa ilmoitamme siitä rekisteröidyille.
1. Rekisterinpitäjä
Orion Oyj
Orionintie 1
02200 Espoo
Puh. 010 4261
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
Yhteyshenkilö: Hanna Seppänen
Orion Oyj
Orionintie 1A
02200 Espoo
Puh. 010 426 4953
Sähköposti: hanna.seppanen@orionpharma.com
Tietosuojavastaavan yhteystiedot: Mikko Kemppainen
Sähköposti:privacy@orion.fi
3. Rekisterin nimi
Konsulttirekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / henkilötietojen vastaanottajat (tai vastaanottajaryhmät) / henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Tämän rekisterin käyttötarkoituksena on mahdollistaa rekisterinpitäjän sopimusvelvoitteiden täyttäminen konsulteille ja partnereille ja heidän yhteystietojen säilyttäminen mahdollista tulevaa tarvetta varten.
Rekisterin käyttötarkoitus edellyttää konsulttien ja partnereiden henkilötietojen keräämistä.
Saatamme siirtää tietojanne kolmansille, jotka avustavat meitä käsittelytarkoitusten teknisessä toteuttamisessa, kuten tietojen säilyttämisessä tai palvelinten ylläpitämisessä tai media ja markkinointi yhtiöille kokousten ja symposiumien/konferenssien järjestämisessä.
Mikäli Orion Oyj:n tai sen osien taikka sen tuotteiden tai palvelujen omistus- tai hallintasuhteet muuttuvat, saatamme luovuttaa tietojanne uudelle omistajalle, yleisseuraannon saajalle taikka muulle luovutuksensaajalle.
Henkilötietojen käsittely perustuu sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseen, jossa rekisteröity on osallisena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen rekisteröidyn pyynnöstä (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6.1.b) tai rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseen/ rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen yhteistyöhön koskien koulutuksien ja kurssien järjestämistä kongresseissa ja asiantuntijakokouksissa (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6.1.f).
Käsitellessämme henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella, varmistamme että harkitsemme ja punnitsemme mahdolliset vaikutukset sinuun (positiiviset ja negatiiviset) ja sinun oikeutesi tietosuojalainsäädännön alla. Oikeutettu etumme ei automaattisesti syrjäytä sinun oikeuksiasi ja intressejä. Emme käytä henkilötietojasi toimintoihin missä sinuun kohdistuva vaikutus syrjäyttää oikeutetun etumme (ellet ole antanut suostumustasi tai käsittelyä edellytetään tai muuten sallitaan laissa).
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää Orionin konsulttien ja partnereiden, kuten asiantuntijalääkäreiden, tietoja. Seuraavia tietoja voidaan kerätä: nimi, syntymäaika, henkilötunnus, kotiosoite, työpaikan osoite, matkapuhelin, sähköposti, pankki tiedot (pankin nimi, osoite, tilinumero, BIC), passitiedot.
6. Tietolähteet
Henkilötiedot kerätään suoraan konsulteilta tai asiantuntijalääkäreiltä tai Orionin työntekijät keräävät tietoja julkisista lähteistä kuten internetistä.
7. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisterissä olevia tietoja päivitetään säännöllisesti, joten rekisteri sisältää vain käyttötarkoitukseen tarpeellista tietoa.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
B Sähköisesti talletetut tiedot
Rekisteri sijaitsee yksityisellä palvelimella, jossa käytetään suojattua https yhteyttä käyttäjätunnuksen ja salasanan kanssa. Palvelimeen pääsee vain käyttäjätunnuksen ja salasanan kanssa. Sähköisesti tallennetut tiedot ovat saatavilla vain tietoon oikeutetuille. Osa tiedoista säilytetään paperikopiona suljetussa kaapissa.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja tähän rekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjän tulee samalla ilmoittaa rekisteröidylle rekisterin tietolähteet sekä mihin rekisterin tietoja käytetään ja luovutetaan.
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittely perustuu suostumukseen tai rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen, ja käsittely suoritetaan automaattisesti.
Rekisteröidyn, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö Orion Oyj:n rekisteristä vastaavalle henkilölle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa sekä todistamalla henkilöllisyytensä liittämällä pyyntöön jäljennös virallisesta voimassaolevasta henkilöllisyystodistuksesta.
10. Oikeus vastustaa käsittelyä
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.
Rekisteröidyn, joka haluaa käyttää edellä mainittua oikeutta, on esitettävä tätä koskeva pyyntö Orion Oyj:n rekisteristä vastaavalle henkilölle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa.
11. Tiedon korjaaminen, poistaminen ja käsittelyn rajoittaminen
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Tietyin edellytyksin rekisterinpitäjän on rekisteröidyn vaatimuksesta rajoitettava henkilötietojen käsittelyä. Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Rekisterinpitäjän on ilmoitettava tiedon poistamisesta rekisterinpitäjälle, jolle rekisterinpitäjä on luovuttanut henkilötiedon. Ilmoitusvelvollisuutta ei kuitenkaan ole, jos ilmoittaminen on mahdotonta tai vaatii kohtuutonta vaivaa.
Edellä mainitut rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee esittää rekisterinpitäjän kohdassa 2. nimeämälle edustajalle, ks. yhteystiedot yllä.