Ohje yhteisöomistajille

Euroclear Finlandin ohje Suomi.fi-valtuuden käytöstä yhteisöomistajille

Yleistä

Yhteisöomistaja voi käyttää sähköistä Suomi.fi-valtuutuspalvelua perinteisen valtakirjan sijaan Euroclear Finlandin yhtiökokouspalvelussa. Tällöin yhteisö valtuuttaa nimeämänsä valtuutetun Suomi.fi-palvelussa osoitteessa www.suomi.fi/valtuudet käyttämällä valtuusasiaa ”Yhtiökokouksessa edustaminen”.

Valtuutus on sähköinen valtakirja, jonka tiedot tallennetaan valtuusrekisteriin. Asioidessa toisen puolesta Suomi.fi-valtuuksia hyödyntävässä palvelussa, voimassa olevat valtuudet tarkistetaan valtuusrekisteristä. Valtuus voi olla myös valtuutusoikeus tai edustajan valtuutusoikeus, jolloin valtuutettu voi hallinnoida yrityksen tai yhteisön valtuuksia Suomi.fi-valtuuksissa.

Suomi.fi-valtuuspalvelu hyödyntää myös kaupparekisteriin merkittyjä yhteisöjen edustamistietoja. Jos yhteisöomistajaa edustaa yhtiökokouksessa sellainen henkilö, jolla on yksin yhtiön edustamisoikeus, (esimerkiksi toimitusjohtaja ja nimenkirjoitusoikeudellinen) ei erillistä valtuutusta tarvitse tehdä. Edustamisoikeus oikeuttaa yhtiökokousedustamiseen.

Suomi.fi-valtuuspalvelussa annettu valtuus on yleinen ja koskee yhtiökokouksia yleisesti. Jos yhteisön valtuutus kohdistuu vain tietyn yhtiön yhtiökokoukseen, valtuutus rajataan tarkenteella. Rajaamiseen käytetään kyseisen yhtiön Y-tunnusta.

Valtuuden antaminen

Kun yhteisöomistaja valtuuttaa edustajansa yhtiökokoukseen Suomi.fi-valtuuspalvelussa, valtuutuksen voi tehdä henkilö, jolla on kaupparekisteriin kirjattu yhteisön edustamisoikeus Suomi.fi-palvelun ehtojen mukaisesti. Suomi.fi-palvelussa tunnistaudutaan omilla henkilökohtaisilla tunnistusvälineillä ja valitaan, minkä yhteisön puolesta valtuuksia annetaan. Sen jälkeen nimetään valtuutettu/valtuutettuja ja annetaan valtuus ”Yhtiökokouksessa edustaminen” valtuusasiaan sekä määritellään valtuuden voimassaoloaika. Jos valtuus kohdennetaan vain tietyn yhtiön yhtiökokoukseen, se rajataan tarkenteella, jossa käytetään kyseisen yhtiön Y-tunnusta.

Suomi.fi-sivustolta löytyy tarkempi ohjeistus sekä erilaiset valtuuttamisvaihtoehdot. Esimerkiksi valtuutusoikeuden käyttäminen voi soveltua hyvin yhtiökokousasioihin. Valtuuttaminen on lisäksi mahdollista myös siten, että valtuutettu pyytää valtuutta ja valtuuttaja vahvistaa valtuuden. Tällöin on hyvä huomata, että valtuus on voimassa vasta kun valtuuttaja on sen vahvistanut.

Yhtiökokoukseen ilmoittautuminen

Jos yhteisöomistaja käyttää sähköistä Suomi.fi-valtuutta, valtuutetun tulee yhtiökokoukseen ilmoittautuessa tunnistautua vahvalla sähköisellä tunnistautumisella Euroclear Finlandin yhtiökokouspalvelussa. Sen jälkeen hänet ohjataan Suomi.fi-palveluun ja hänen asiointivaltuutensa tarkistetaan automaattisesti, jonka jälkeen hänet ohjataan takaisin Euroclear Finlandin palveluun. Asiointivaltuus voi perustua sähköiseen Suomi.fi-valtuutukseen tai kaupparekisteriin perustuvaan edustamisoikeuteen. Vahva sähköinen tunnistaminen toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

Yhteisöomistaja voi tehdä ilmoittautumistietojen ja valtuutettujen muutoksia suoraan Euroclear Finlandin palvelussa ilmoittautumisajan päättymiseen saakka. Jos muutoksia tulee vielä ilmoittautumisajan jälkeen, osakkeenomistajan on oltava yhteydessä Orion Oyj:hin.