Näin hyväksymme toimittajat hankintalähteiksemme

Ne lukuisat tavarantoimittajat, alihankkijat ja palveluntarjoajat, joilta ostamme tuotteita ja palveluja, ovat oleellisesti osallisina toimintaketjussamme ja vaikuttamassa sen kokonaislaatuun. Huolehtimalla siitä, että  hankintalähteemme täyttävät vaatimuksemme, varmistamme valmistamiemme ja markkinoimiemme tuotteiden moitteettoman laadun ja turvallisuuden niiden käyttäjille.

Orion-konsernin koko toiminnan laadullisina peruslähtökohtina ovat EU:n yhteisiin säännöksiin perustuvien hyvien toimintatapojen mukaisuus tuotannossa, laboratorioissa, tutkimuksessa ja markkinoinnissa, sekä prosessien tehokkuus ja toimivuus, tuotteiden turvallisuus ja tasalaatuisuus sekä toimitusvarmuus. Toimintaamme ohjaavat laatukäsikirja, sisäiset ohjeistuksemme sekä toimintaohjeemme (SOP, standard operating procedure). Erityisen yksityiskohtaisesti ohjeistettuja ovat ne toiminnot ja prosessivaiheet, jotka ovat kriittisiä toiminnan hallinnan ja laadun sekä tuotteidemme virheettömyyden varmistamisen kannalta. Ulkoisia hankintalähteitämme koskevassa Third Party -koodissamme määrittelemme keskeiset periaatteet, joita soveltamalla varmistamme valmistamiemme ja markkinoimiemme tuotteiden moitteettoman laadun ja turvallisuuden niiden käyttäjille.

Viranomaismääräysten, ohjeiden, standardeiksi määritettyjen toimintatapojen sekä konsernillemme vahvistettujen koodien ja politiikkojen noudattaminen on lähtökohtana niin omissa kuin liiketoimintaamme osallisten ulkopuolisten kumppaneiden toiminnoissa.

Edellytämme sekä oman henkilökuntamme että kumppaneidemme sitoutuvan laatutavoitteisiimme ja myös ymmärtävän niiden tarkoituksen: että potilas ja lääkereseptin kirjoittava lääkäri voivat luottaa siihen, että Orionin valmiste on aito ja myyntiluvassa vahvistettujen spesifikaatioidensa mukainen ja että se on tullut apteekkiin aukottomasti hallitussa ja valvotussa toimitusketjussa.

Valitsemme tavaroiden ja palvelujen toimittajat kumppaneiksemme globaaleilta markkinoilta

Lääkkeitä valmistaville ja kehittäville yrityksille materiaaleja ja palveluja tuottavien yhtiöiden toiminta on globaalisti verkottunutta. Ne lukuisat tavarantoimittajat, alihankkijat ja palveluntarjoajat, joilta ostamme tuotteita ja palveluja, ovat oleellisesti osallisina toimintaketjussamme ja vaikuttamassa sen kokonaislaatuun. ’Orionin odotukset tavarantoimittajiaan kohtaan’ (Third Party Code of Conduct ─ Suppliers) kiteyttää ne vähimmäisvaatimukset, joihin edellytämme kumppaneidemme sitoutuvan. Viranomaisvaatimusten lisäksi ne sisältävät keskeiset liiketoiminnan vastuullisuutta ja eettisyyttä koskevat periaatteet.

Yhteistyön edellytyksenä on varmistaa, että ostettavan palvelun tai tuotteen ja sen tuottajan laatu, toimivuus ja toiminta sekä itse hankintaprosessi vastaavat Orionin laatu-, EHS- ja muita toimintapolitiikkoja, Orionin edellyttämää GxP:n ja viranomaisvaatimusten tasoa ja Third Party -koodin vaatimuksia. Hankintoihin kohdistamamme vaatimukset ja niiden tärkeysjärjestyksen määrittelemme hankinnan luonteen, tarkoituksen ja kriittisyyden mukaan.

Toimittajan hyväksyttävyyden toteamme pääsääntöisesti kyselyihin ja auditointeihin perustuvilla arvioinneilla, joihin voimme käyttää omien resurssiemme lisäksi myös niihin erikoistunutta palveluntarjoajaa. Mitä laajemmasta ja kriittisemmästä hankintasuhteesta on kyse, sitä tärkeämpää meille on tehdä seikkaperäinen auditointi kohteessa paikan päällä varmistuaksemme kohteen toiminnan moitteettomasta laadusta.

Hyväksymisen ja sen seurannan menettelytapaan vaikuttaa moni seikka, kuten se, onko kyseessä täysin uuden tuotteen, palvelun tai toimittajan valinta vai jo vakiintunut hankintasuhde, sekä hankittavan tuotteen tai palvelun kriittisyys Orionille.

Luokittelemme toimijat useasta tarkastelukulmasta. Ensinnäkin ryhmittelemme heidät tuote- ja palvelukategorioihin. Lisäksi luokittelemme toimijan kriittiseksi tai ei-kriittiseksi sen mukaan, kuinka tärkeäksi olemme riskiarvion perusteella määrittäneet toimijan tuote- ja hankintastrategioidemme kannalta. Toiminnan kokonaislaadun arvioinnin perusteella myönnämme toimittajalle hyväksymistason, joka parhaimmillaan on ’Luotettava, Auditoitu’ ja heikoimmillaan ’Hylätty’.
Ensiarvioinnin jälkeen seuraamme suunnitelmallisesti hankintalähteidemme kykyä täyttää vaatimuksemme, ja päivitämme arviomme. Kriittiset toimijat arvioimme vuosittain ja kaikki toimijat viimeistään kolmen vuoden kuluttua edellisestä arviosta.

Hankintasuhteissamme pyrimme pitkäaikaiseen ja rakentavaan yhteistyöhön, josta molemmat osapuolet hyötyvät. Säännönmukaisissa tapaamisissa kumppanin kanssa sovimme kehitys- ja toimintasuunnitelmista ja arvioimme yhteistyömme sujuvuutta. Tärkeimpien toimittajasuhteiden hallintaan nimeämme organisaatiostamme vastuuhenkilöt tai -toiminnot.

Yhteistyön perustana ovat Orionin ja tavaran tai palvelun toimittajan määrittämät osapuolien velvollisuudet, vastuut, yhteistyön ehdot ja periaatteet.